راهکارهای مدیریت و حمایت کارمندان در زمان دورکاری

در پاسخ به چالش‌های ایجاد شده توسط کرونا، بسیاری از شرکت‌ها و مراکز آموزشی مجبور به اتخاذ سیاست‌های جدید دورکاری شده‌اند. برگزیدن این سیاست، چالش‌هایی را برای شرکت‌ها ایجاد کرده و باعث شده تا مدیران از کارمندان خود دور بمانند. دورکاری اجباری و ناگهانی باعث شده تا ارتباطات معنادار بین مدیران و کارمندانشان از بین برود و جریان‌های اطلاعاتی در شرکت، مسئولیت‌پذیری کارمندان، انگیزه آنها و چابک بودن سازمان‌ها، دچار چالش‌های جدی گردند.

بسیاری از کارمندان از نبود ارتباطات کافی با مدیران خود ناراضی بوده‌ و این کمبود ارتباطات باعث ناامیدی آنها شده است و در سوی دیگر مدیران نیز جهت حفظ تعامل درست با کارمندان و مدیریت استرس‌ها و انگیزه بخشیدن به کارکنان‌شان دست و پنجه نرم می‌کنند.

در این مقاله به بررسی برخی چالش‌ها و راهکارهای آنها در زمانهای دورکاری میپردازیم:

برای شروع مدیران باید فرآیندها و وظایف کاری کارمندان در زمان دورکاری را به خوبی بشناسند و به درخواست‌های خود از کارمندان کاملا واقف باشند. در غیر این صورت ممکن است شاهد افت عملکرد حتی در کارمندان بسیار کارامد خود باشند.

چالش‌هایی که در زمان دورکاری ممکن است با آنها مواجه شوید:

عدم امکان نظارت مستقیم:

نگرانی اصلی بسیاری از مدیران در زمان دورکاری، نداشتن تعامل و نظارت کافی بر فعالیت کارمندان می‌باشد. آنها نگرانند که کارمندانشان به اندازه گذشته کارآمد نباشند. (گرچه تحقیقات نشان می‌دهد در برخی مشاغل این نگرانی کاملا بی‌مورد است و نتایج حاصله از دورکاری بسیار بهتر ‌می‌باشند.) از طرف دیگر کارمندان نیز از کمبود دسترسی به پشتیبانی‌های لازم و ارتباطات مورد نیاز با مدیرانشان ناراضی هستند و احساس می‌کنند که مدیران نمی‌توانند نیازهای آنها را خوب بشناسند و نمی‌توانند کمک‌های لازم را به آنها ارائه دهند.

عدم دسترسی به اطلاعات:

کارمندان در زمان دورکاری باید تلاش بیشتری برای دسترسی به اطلاعات مورد نظر خود داشته باشند و این یک چالش بزرگ برای آنها است. عدم ارتباطات متقابل بین کارمندان باعث می‌گردد تا جریان اطلاعات به راحتی امکان‌پذیر نباشد. برای مثال هنگامی که کارمندان در محیط کار باهم مشغول به فعالیت هستند از حال روحی هم باخبرند و این باعث می‌شود تا درک متقابل به وجود آمده و تعامل بسیار بهتری با هم داشته باشند اما در طرف دیگر و در زمان دورکاری، ارتباطات درستی بین کارمندان وجود نداشته و ممکن است درخواست‌های یکدیگر برای تبادل اطلاعات را به خوبی پاسخگو نباشند و این باعث ایجاد چالش بین آنها می‌گردد.

انزوای اجتماعی:

تنهایی یکی از شایعترین شکایات در خصوص دورکاری است، کار کردن از منزل باعث می‌گردد تا کارکنان تعاملات اجتماعی غیررسمی خود را از دست بدهند و از این انزوا رنج بکشند. انزوا و نداشتن تعاملات اجتماعی محیط کار باعث می‌گردد تا افراد به مرور زمان، احساس کمتری نسبت به سازمان خود پیدا کنند و حتی به ترک سازمان خود بیاندیشند.

راهکارهای مدیریتی و حمایت از کارمندان در دورکاری

حواس پرتی در خانه:

ما اغلب به عکس‌ها و فیلم‌هایی از دورکاری کارمندان برمی‌خوریم که نشان‌دهنده حواس پرتی کارکنان در منزل می‌باشد برای مثال آنها مجبور به نگهداری از فرزندان خود در زمان دورکاری هستند و یا فضای مناسبی برای تمرکز و انجام کارهای خود ندارند. در این شرایط بهتر است تا کارفرمایان و مدیران قبل از شروع دورکاری به این قبیل چالش ها بیاندیشند و سعی کنند تا محیط و فضای لازم را برای کارمندان خود فراهم کنند.

دورکاری در دوران کرونا

روش‌های مدیریت چالش‌های دورکاری

پس از صحبت و بررسی چالش‌های اصلی در زمان دورکاری در این بخش به بررسی روش‌های  نسبتا سریع، آسان و ارزان مدیریت جهت استفاده بهینه از نیروها در این شرایط می‌پردازیم.

برنامه‌ریزی برای تماس‌های روزانه:

سعی کنید نبض ارتباطات را در دست بگیرید و با کارمندان خود در تماس باشید. از آنها در خصوص نیازهایشان در کار بپرسید و بخواهید که اگر سوالی دارند با شما در تماس باشند. اگر برخی از فعالیت‌ها به صورت کارگروهی می‌باشد می‌توانید تماس‌‌های گروهی با اعضای تیم داشته باشید این تماس‌ها باعث می‌گردد تا تعاملات لازم بین اعضای تیم برقرار گشته و تبادل اطلاعات به راحتی انجام پذیرد. بهتر است این تماس‌ها با گزینه‌های مختلف ارتباطی صورت گیرد بدین معنا که تماس تنها به صورت ایمیلی نباشد و سعی کنید از تماس‌های ویدئویی نیز استفاده کنید. کنفرنس‌های ویديویی مزایای بسیاری به همراه دارند زیرا باعث کاهش حس انزوا در افراد تیم می‌گردند و مهمتر اینکه احساسات همراه با کلمات منتقل می‌گردند در حالیکه این اتفاق در تماس‌های نوشتاری رخ نمی‌دهد.

قوانین و قواعد تعاملات در دوران دورکاری را کاملا واضح مشخص نمایید:

سعی کنید زمان‌های دسترسی به خود را برای کارمندانتان کاملا واضح مشخص کنید و نحوه تعاملات را نیز به وضوح مطرح نمایید برای مثال از آنها بخواهید تماس‌های گروهی برای تبادل اطلاعات در زمان مشخص داشته باشند. سعی کنید برنامه را برای آنها مشخص نمایید تا بدانند در چه زمانهایی می‌توانند با شما تماس بگیرند جهت سوالات و کارهای ضروری چه راهکاری باید داشته باشند و ….

سعی کنید تعاملات اجتماعی غیرکاری را با آنها حفظ نمایید.

برخی نکات ریز در مسائل کاری وجود دارند که ممکن است در یک جلسه رسمی عنوان نشوند اما اگر برطرف نگردند تبدیل به مشکلات اساسی گردند. سعی کنید زمانهایی را برای حل و برطرف کردن این مسائل در نظر بگیرید و با کارمندان خود جلسات خصوصی برگزار نمایید.

با آنها مکالمات غیر رسمی داشته باشید و سعی کنید از راههای مختلف ارتباطتان را با اعضای تیم محکم نگه دارید. همانطور که اشاره کردیم کارمندان در زمان دورکاری ممکن است دچار انزوای اجتماعی گردند و تعلق خاطر به سازمانشان را به مرور زمان از دست بدهند، جهت جلوگیری از این اتفاق سعی کنید همبستگی خود را با آنها در این زمان بیشتر کنید. برای مثال می‌توانید مهمانی مجازی ایجاد کنید برای همه کارمندان بسته‌ای خریده و برای آنها ارسال کنید و بخواهید همه در زمان مشخص در مهمانی حضور داشته باشند بسته ها را باز کرده و با هم تعامل کنند. و یا رسومی را برای تیم تعریف کنید و همه مجبور به اجرای آن باشند برای مثال برای جلسه هر هفته یک تم تعریف کنید و از این طریق حس سرگرمی و همبستگی را در تیم تقویت نمایید.

راهکارهای مدیریتی و حمایت از کارمندان در دورکاری

کارمندان خود را تشویق کنید و آنها را حمایت کنید:

در زمان دورکاری به ویژه شرایطی کنونی که اضطراب و نگرانی کارمندان از شرایط بسیار زیاد است، حمایت و تشویق‌های مدیر می‌تواند تاثیر به سزایی در نحوه فعالیت کارمندان داشته باشد. سعی کنید اضطراب و نگرانی‌های ایشان را درک کنید و بازخوردهای خوب و مثبت خود را به آنها بدهید. قدردانی از فعالیت‌ها، در این شرایط، باعث درگیر نگه داشتن و انگیزه بخشیدن به کارکنان می‌گردد. اگر در این شرایط مدیر با استرس و درماندگی با کارکنان خود ارتباط برقرار کند باعث تضعیف روحیه و اضطراب کارمندان می‌گردد، اما با استفاده از جملات مثبت و پشتیبانی مناسب از تیم، کارمندان با احساس هدف و تمرکز بیشتر به چالش مشکلات می‌روند.

از بررسی مشکلات استقبال کنید و تنها به دنبال راه حل ها نباشید.

قوانین و قواعد پیشین، همه کنار گذاشته شده‌اند و سازمان‌ها با مسائلی دست و پنجه نرم می‌کنند که تا به امروز با آنها مواجه نشده‌اند، بنابراین راه‌حل‌های پیشین ممکن است کارساز نباشند و هنوز راه‌حل مناسبی برای مشکلات پیدا نشده باشد. در این زمان بهتر است از کارمندان بخواهید تا مشکلات را از دید خودشان با شما در میان بگذارند و بحث در خصوص مشکلات باعث رسیدن به راه حل‌های مفید می‌گردد.

با توجه به تجربه پیش‌ آمده برای تمامی سازمانها در دوران کرونا، بهتر است سازمان‌ها و مدیران چالش‌های سازمان خود را در این شرایط بررسی کرده و استراتژی‌های مناسب جهت داشتن فعالیت بهینه و دسترسی به نتایج مطلوب را برای سازمان خود در نظر بگیرند.

توصیه ما در آژانس بازاریابی موترانا، برای مدیران ارشد شناخت دقیق فرآیندها و مکتوب کردن آنهاست. با شناخت درست از فرآیندهای سازمان خود می‌توانید به راحتی با چالش‌های پیشرو مبارزه کنید و به نتایج مطلوب دست یابید.